課題

同社では、社内共有データをNASにて管理しており、安定運用を継続。
しかしながら、機器の入替時期を迎えたことを契機に、今後の業務効率化および働き方の多様化を見据えた運用環境の見直しをご検討。
データ閲覧が社内ネットワークに限定されており、外出先や自宅からのアクセスが不可なこと、
リアルタイムでの情報共有に制約があり、業務対応に時間差が発生していた点、
将来的なテレワーク体制構築への対応が困難なことが課題となっいてた。

提案

既存 NAS 環境からクラウドストレージ
「ファイル箱」への全面移行を実施

• フォルダ構成の整理およびアクセス権限の再設計
• 安全性と利便性を両立した運用環境を構築

施策

01. インターネット環境下であれば場所を問わずデータアクセスが可能

社内で共有しているデータを、どこからでも閲覧・編集したいという想いから福井事務機からの提案された「ファイル箱」を導入した。既存のNASでの運用と同じ操作感で今まで通りのやり方に近い形で導入出来たのも決め手となった。

02. リアルタイムでのデータ反映により、迅速な情報共有を実現

以前のNAS運用では、実現できなかった共有方法の実現により、現場でのやり取りがスムーズになった。またデータの閲覧方法がPC以外だけではなくスマートフォンのアプリで共有可能となりネットが繋がっていればより正確なデータの共有化に繋げた。

03. 在宅勤務対応が可能となり、柔軟な働き方を支援

働き方改革により、従業員の働き方も変わる中でテレワーク勤務をする社員も出てきた。自宅からでも、社内データの閲覧等をする際の環境構築を特別にしなくても、ネット環境があればデータのアクセスが可能となった。

04. 業務効率の向上および生産性改善に寄与

社内外からデータの閲覧及び編集が可能になり、リアルタイムな情報共有が実現され、社内での共通事項への認識、伝達漏れが削減された。また得意先へ容量が大きいデータを送る際に、ファイル箱内で生成出来るパブリックリンク(ダウンロードURL)も無料のツールを使うより安全性があり、この機能も便利に使用されている。

お客様の声

当社は重機や業務用機器のレンタル業を行っており、現場ごとの図面や機器資料の共有が日常業務の中心です。「ファイル箱」を導入したことで、外出先や現場からでも必要なデータをすぐに確認・更新できるようになりました。急な仕様変更や在庫確認にも迅速に対応でき、現場とのやり取りがスムーズになっています。在宅勤務にも対応でき、業務効率とサービス品質の向上を実感しています。